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項目管理之如何開會?

2018-06-14 21:261,921
可能有人說,開會,誰不會?還需要了解和學習?我只能說,年輕人,Too young too sample,開會可是滿滿的套路,套路,了解嗎?資深的老鳥可是一個會議解決一周的問題呢,絕對的高效有用,老少皆宜,一句話概括,會議開得好,老板煩惱少~好,廢話不多說,開始正題,滿滿的干貨~

咱們以5W開頭來說明如何開會這個議題,即:what/when/where/why/who:What:需要明確會議的主題,需討論及解決的問題,最好在會議中就能解決問題,效率絕對加倍;

When:需要確定會議的時間,項目的重要干系人一定要到場吧,能不能敲定結論就靠他們了,還有相關的執行人員也一定要到場,具體的工作事項需要他們做呀,所以,需要會議主持人提前與與會者溝通并確定好一個合適的時間;

Where:需要確定一個開會的地點,首先得預估與會人員及規模,安排什么類型的會議室,另外提醒下,得提前跟會議室負責人確定好會議室的使用時間,避免會議室時間沖突被趕出的尷尬境地;

Why:需要明確為啥需要召開此會議,是不是必須,你得明白,大家都很忙,且據了解,大多數的人員對開會都是抗拒的~所以,提前與重要干系人溝通清楚該會議的必要性及需達成的目標,才會事半功倍;

Who:需要明確會議的參與者,首先,項目的重要干系人,比如,XX領導,能拍板的人,XX工程師,具體的工作事項執行者,以及其他需要了解該項目進展的人員;

運用5W法理清該次會議的基本思路以后,具體到了執行層面分三步走:1.會前準備:
一般是以郵件作為官方的會議發起方式,所以這邊以郵件為例,起郵件,郵件中明確會議主題及小議題,最好把每個議題的時間提前與相關人員確認好,會議時按照這個安排來靈活執行,時間,地點,人物就不再贅述了,參照以上。另外提前準備好會議的討論內容(PPT及其他形式的報告)并在發布會議通知的時候一并發出(涉及機密文件的可考慮不外發),提醒一點:會議時需要文件共享的,如果全是公司內部成員,直接用會議室投影儀即可,如果還有公司外部人員,推薦使用go meeting/Webex會議系統共享文件內容(不知道如何使用的同學可以度娘或者咨詢公司IT)

2.會中執行:
如果會前準備比較充分和準確,基本不會有大的問題,如遇突發狀況,請自行解決。

3.會后記錄及追蹤:
作為會議的主持人,基本會議記錄都是自己的活兒了(配有專門的會議記錄的絕對是高手,請忽略),會議中準確及時的記錄相關的會議決議及相關的需要執行的會議內容,如有必要,會后與相關人員進一步確認事項及結案日期,最后總結出該次會議的重要內容及跟進事項,以郵件的方式再度發出并及時追蹤事項進展,最后,如果你愿意的話,所有事項都追蹤結束后來一個會議總結。

另外提供下開會的教科書式指導《羅伯特議事原則》,里面內容介紹的非常詳細和實用,值得擁有~(我不是書托兒~)

初次發稿,許多不慎之處,歡迎大家指導和交流,謝謝~

作者:高麗紅
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